「管理会社の業務に問題がある」
「管理委託費を削減したい」
が考えられます。 現管理会社と折衝のうえやむなく変更する場合には、適正な仕様を検討し、管理会社を選定し、的確に引継ぎを行うことが大切です。
当センターでは、管理組合の業務が円滑に行われるようにサポートを致します。業務の内容と流れは以下の通りです。
| 1 | 委託業務仕様立案等の補助 | |
| マンションの現状、現行管理委託契約書や各種契約書及び管理規約等を確認します。現行の仕様について精査し、理事会と協議のうえ業務仕様書を作成します。 | ||
| ① | 現状確認・現行契約に関するヒアリング | |
| ② | 現行契約の適正性や業務仕様の妥当性の分析 | |
| ③ | 業務仕様書の作成 | |
| ④ | 理事会等会議への出席 | |
| 2 | 見積依頼先の選定・見積依頼の補助 | |
| 見積を依頼する会社の数や依頼先を理事会と協議し決定します。見積依頼書・見積要項書・業務仕様書を作成、見積を依頼します。現地調査や質疑回答に対応します。 | ||
| ① | 見積依頼先の選定基準の立案 | |
| ② | 見積依頼書案・見積要項書案の作成 | |
| ③ | 見積依頼事務 | |
| ④ | 現地調査の立会 | |
| ⑤ | エントリー会社の質疑対応 | |
| ⑥ | 理事会等会議への出席 | |
| 3 | 一次選考補助 | |
| 各社からの見積金額、会社概要等一覧表を作成し、理事会で検討しヒアリングを実施する会社を決定します。 | ||
| ① | 見積比較表・その他資料作成 | |
| ② | 見積金額の妥当性のチェック | |
| ③ | 選外通知書の作成 | |
| ④ | 理事会等会議への出席 | |
| 4 | ヒアリング選考会補助 | |
| 見積等により選考した会社のヒアリングを実施します。ヒアリングにおいて確認すべき点についてもアドバイス致します。ヒアリングを受けて内定会社を決定します。 | ||
| ① | 開催案内書の作成 | |
| ② | 最終見積比較表・内定通知書・選外通知書各案文の作成 | |
| ③ | ヒアリング選考会への出席 | |
| ５ | 新委託契約締結に関する補助 | |
| 議案を作成し、総会を開催して管理委託契約締結のための決議をとります。総会開催前には管理会社による重要事項説明会が行われます。 | ||
| ① | 総会議案書作成補助 | |
| ② | 重要事項説明書案の点検・調整 | |
| ③ | 理事会等会議への出席 | |
| ④ | 総会への出席 | |
